CREAR UN INFORME

Lo primero de todo es pensar bien los parámetros que vamos a utilizar para realizar la consulta, pues de su idoneidad dependerá el éxito o fracaso de nuestras pretensiones. A modo de ejemplo, en esta lección vamos a hacer una consulta sobre la tabla 01-ESPECIES que venimos utilizando durante el curso. Lo que queremos hacer con esa consulta es extraer los registros que contienen información sobre animales que pertenecen a la clase mamíferos. Por lo tanto, nuestro parámetro o criterio de búsqueda será que el campo 'Animales/Clase' sea igual a 'mamífero'.

Sigue estos pasos para crear la consulta de selección:

1. Abre la BBDD 'Animales.mdb'. Haz clic en el botón de 'Consulta' de la barra izquierda. La ventana cambiará a esta apariencia:

2. Haz doble clic en la opción 'Crear una consulta en vista diseño'. Ésta es la forma más rápida, aunque también puedes utilizar el Asistente, que te guiará a través de todos los pasos.

3. Te aparecerá el cuadro de diálogo 'Mostrar tabla'. Lo que te está pidiendo Access es que definas en qué tabla quieres realizar la consulta. Como sólo tenemos una, no hay problema: selecciona la tabla '01-ESPECIES' y haz clic en 'Agregar' y luego en 'Cerrar'

4. Ahora te aparece la ventana de diseño de consultas..

En la ventanita pequeña de la parte superior se encuentran los nombres de los campos de la tabla '01-ESPECIES'. En la parte inferior, denominada cuadrícula QBE, es donde tendremos que diseñar la estructura de la consulta y definir los criterios que la regirán. Cada columna de la cuadrícula se corresponde con un campo. Por ello, si queremos que nuestra consulta tenga tres campos, deberemos rellenar tres columnas de la cuadrícula. Vamos comenzar con el campo más importante, el que contendrá el criterio de la consulta.

5. Este campo va a ser '01_Clase', ya que como hemos explicado el criterio de nuestra consulta va a ser que ese campo sea igual a 'Mamífero'. Lo que hay que hacer ahora es hacer clic en la celda 'Campo' de la primera columna y elegir este campo.

6. Ahora vamos rellenar las siguientes celdas de esta primera columna. De forma predeterminada, al elegir el campo '01_Clase', en la celda de Tabla aparecerá la tabla a la que corresponde este campo, esto es: '01-ESPECIES'. El campo 'Ordenar' sirve para establecer un orden cuando Access te presente los resultados; puedes elegir entre Ascendente, Descendente y Sin ordenar. Activa casilla 'Mostrar' si quieres que en el resultado de la consulta se muestren los datos de este campo (debes saber que puedes realizar una consulta basándote en unos campos pero no querer que aparezcan referenciados en su resultado). Por último llegamos al campo clave: 'Criterios'. Aquí es donde deberás especificar el criterio de la consulta. El nuestro es muy sencillo: escribe la palabra 'Mamífero' para que la consulta extraiga solamente los registros que contienen esta palabra en el campo '01_Clase'. Al final esta primera columna debe quedar así:

7. Como queremos que en los resultados de la consulta aparezcan también otros campos, vamos a utilizar las columnas de la derecha. Introduce en la segunda columna el campo '01_Nombre_comun' y en la tercera '01_Descripción'. Activa las dos casillas para que se muestren en la consulta. Debe quedar así:

INTRODUCIR DATOS

. Básicamente, en nuestra tabla de datos, podemos introducir información de dos maneras. La primera es a través de la Vista Hoja de Datos. La segunda, que veremos más adelante, es construyendo un formulario que nos permita actuar sobre la tabla. Hay otras, mediante importación de datos, mediante una macro, etc. Pero esas las veremos en el Curso Avanzado.

Ahora, vamos a introducir datos escribiendo directamente sobre nuestra tabla. Registro a registro introduciremos unos cuantos registros que nos permitirán comenzar a trabajar con datos reales.

Así pues, sobre la Vista Hoja de Datos introducimos tres registros y el aspecto final es el siguiente:

Existen varias cosas que debemos observar:

En primer lugar, el lector verá que las dimensiones de las celdas se han modificado. El tamaño (ancho y alto) podemos adaptarlo a nuestras necesidades de comodidad. Para ello, tan solo hay que situar el cursor en la intersección de las columnas o de las filas y desplazarlas a nuestro deseo.

En segundo lugar vemos que el sexto registro (el que todavía no se ha utilizado) aparece ocupado en su primer campo por el texto (Autonumérico). El lector comprobará también que en esa celdilla (campo/registro) no puede escribir y que se genera ella sola conforme vamos avanzando en los distintos registros.

Por otra parte, si ha ido llenando los distintos campos habrá comprobado las particularidades de cada uno que definimos en su momento en las propiedades de cada uno. En el de fecha, por ejemplo, observará que siempre adopta el mismo formato (gracias a la máscara que definimos) y que el numérico (número de ejemplares) también sigue un patrón común. Poco a poco, nos iremos familiarizando con las distintas características.

Por fin ya podemos decir que tenemos una BBDD con algunos datos. Y ahora aconsejamos al lector que rellene su tabla con estos datos u otros similares.

Desplazarse por la tabla

Para desplazarse cómodamente a través de una tabla, sobre todo si esta tiene un número importante de registros, utilizaremos la barra de registros, que aparece en la parte inferior de la ventana de trabajo:

Para desplazarse a un registro concreto de la tabla del que conocemos su número de posición lo más sencillos es escribir dicho número en el cuadro blanco del registro actual. Luego pulsaremos la tecla Enter y Access se desplazará hasta él.

CREANCION DE FORMULARIO

Los formularios también pueden hacerse sobre la base de una consulta. Sin embargo, en esta lección vamos a realizar un formulario tomando como referencia la tabla ’01-ESPECIES’.

Hay dos formas de crear un formulario. La primera consiste en empezar de cero y ejecutar todo el proceso de forma manual. Nosotros optaremos por la segunda, que consiste en dejarnos guiar por el asistente, que nos facilitará mucho la labor. Sigue estos pasos:

1. Abre la BBDD ‘Animales.mdb’. En la ventana principal haz clic en la categoría ‘Formularios’

2. Haz doble clic en ‘Crear un formulario utilizando el asistente’. Automáticamente, se abre el asistente de formularios en su primer paso.

En este primer paso se trata de especificar sobre qué origen de datos se va a realizar el formulario. Elige la tabla ’01-ESPECIES’ del menú desplegable ‘Tablas/Consultas’. En el cuadro inferior izquierdo están listados los campos que forman parte de esta tabla. Puedes elegirlos todos o solamente algunos para que formen parte del formulario. Los elegiremos todos, para lo cual pulsaremos el botón central (>>). Haz clic en Siguiente.

3. El Asistente nos muestra ahora el siguiente paso. Consiste en elegir una distribución para el formulario..

Las más utilizadas son ‘En columnas’ y ‘Justificado’, ya que las otras dos son muy similares al diseño de tablas del que estamos huyendo con la creación del formulario. Elige ‘En columnas’ y haz clic en Siguiente.

4. El tercer paso del asistente consiste en definir un estilo para el formulario. Puedes elegir entre uno de los estilos predefinidos de la izquierda. A la derecha se mostrará su aspecto. Elige el estilo ‘Estándar’ y haz clic en Siguiente.

5. Hemos llegado al último paso del asistente. Aquí deberás escribir un nombre que identifique el formulario que hemos creado. Escribe ‘Formulario animales’. Activa también la opción ‘Abrir el formulario para ver o introducir información’, de esta forma al hacer clic en Finalizar se abrirá automáticamente el formulario creado

CREAR UNA CONSULTA

Lo primero de todo es pensar bien los parámetros que vamos a utilizar para realizar la consulta, pues de su idoneidad dependerá el éxito o fracaso de nuestras pretensiones. A modo de ejemplo, en esta lección vamos a hacer una consulta sobre la tabla 01-ESPECIES que venimos utilizando durante el curso. Lo que queremos hacer con esa consulta es extraer los registros que contienen información sobre animales que pertenecen a la clase mamíferos. Por lo tanto, nuestro parámetro o criterio de búsqueda será que el campo 'Animales/Clase' sea igual a 'mamífero'.Sigue estos pasos para crear la consulta de selección:

1. Abre la BBDD 'Animales.mdb'. Haz clic en el botón de 'Consulta' de la barra izquierda. La ventana cambiará a esta apariencia:

2. Haz doble clic en la opción 'Crear una consulta en vista diseño'. Ésta es la forma más rápida, aunque también puedes utilizar el Asistente, que te guiará a través de todos los pasos.

3. Te aparecerá el cuadro de diálogo 'Mostrar tabla'. Lo que te está pidiendo Access es que definas en qué tabla quieres realizar la consulta. Como sólo tenemos una, no hay problema: selecciona la tabla '01-ESPECIES' y haz clic en

'Agregar' y luego en 'Cerrar'

4. Ahora te aparece la ventana de diseño de consultas.

En la ventanita pequeña de la parte superior se encuentran los nombres de los campos de la tabla '01-ESPECIES'. En la parte inferior, denominada cuadrícula QBE, es donde tendremos que diseñar la estructura de la consulta y definir los criterios que la regirán. Cada columna de la cuadrícula se corresponde con un campo. Por ello, si queremos que nuestra consulta tenga tres campos, deberemos rellenar tres columnas de la cuadrícula. Vamos comenzar con el campo más importante, el que contendrá el criterio de la consulta.

5. Este campo va a ser '01_Clase', ya que como hemos explicado el criterio de nuestra consulta va a ser que ese campo sea igual a 'Mamífero'. Lo que hay que hacer ahora es hacer clic en la celda 'Campo' de la primera columna y elegir este campo.

6. Ahora vamos rellenar las siguientes celdas de esta primera columna. De forma predeterminada, al elegir el campo '01_Clase', en la celda de Tabla aparecerá la tabla a la que corresponde este campo, esto es: '01-ESPECIES'. El campo 'Ordenar' sirve para establecer un orden cuando Access te presente los resultados; puedes elegir entre Ascendente, Descendente y Sin ordenar. Activa casilla 'Mostrar' si quieres que en el resultado de la consulta se muestren los datos de este campo (debes saber que puedes realizar una consulta basándote en unos campos pero no querer que aparezcan referenciados en su resultado). Por último llegamos al campo clave: 'Criterios'. Aquí es donde deberás especificar el criterio de la consulta. El nuestro es muy sencillo: escribe la palabra 'Mamífero' para que la consulta extraiga solamente los registros que contienen esta palabra en el campo '01_Clase'. Al final esta primera columna debe quedar así:

7. Como queremos que en los resultados de la consulta aparezcan también otros campos, vamos a utilizar las columnas de la derecha. Introduce en la segunda columna el campo '01_Nombre_comun' y en la tercera '01_Descripción'. Activa las dos casillas para que se muestren en la consulta. Debe quedar así:

Ejecutar una consulta

En los pasos anteriores hemos diseñado una consulta. Ahora sólo queda ejecutarla y guardarla.

Elige Consulta > Ejecutar. Automáticamente, Access te mostrará el resultado de tu consulta sobre la base de los criterios introducidos. Si la has hecho bien debe tener esta apariencia:

Puedes ver que la consulta incluye los tres campos marcados en su diseño y que el criterio se cumple: todos los registros contienen la palabra 'Mamífero' en el campo '01_Clase'.

Para guardar la consulta elige Archivo > Guardar. Te aparecerá un cuadro de diálogo como el de abajo para que asignes un nombre a la consulta. Escribe 'Mamíferos' y haz clic en Aceptar.

Si ahora vuelves a la ventana principal de la BBDD verás que en la categoría de consultas aparece guardada la consulta 'Mamíferos'.

Consejo :Cuando visualizas el resultado de una consulta, lo que realmente se muestra es una parte de la tabla, por tanto si realizas modificaciones de datos sobre ella, estos cambios también se realizarán sobre la tabla relacionada..